I. Informacje ogólne
- Organizatorem cyklu warsztatowego „Akademia Cyfrowej Wyprawki 2019” („Warsztaty”) jest Fundacja Panoptykon z siedzibą w Warszawie 02-068 przy ul. Orzechowskiej 4/4 („Organizator”).
- Warsztaty adresowane są do osób, które pracują w szkole. W szczególności skierowane są do nauczycieli klas 4-8 szkoły podstawowej i nauczycieli szkół ponadpodstawowych. Do udziału w Warsztatach zakwalifikowanych zostanie maksymalnie 16 osób („Uczestniczek i Uczestników”).
- Warsztaty obejmują realizację trzech dwudniowych zjazdów w Warszawie. Daty, w których odbędą się Warsztaty, oraz ich opis, znajdują się w ogłoszeniu o naborze kandydatów i kandydatek. Uczestniczki i Uczestnicy zostaną poinformowani o dokładnym adresie miejsca, w którym odbędą się Warsztaty, na które się zakwalifikowali, co najmniej 7 dni przez datą wydarzenia.
- Pomiędzy zjazdami Uczestniczki i Uczestnicy mogą zostać poproszeni o wykonanie zadania domowego.
- Warsztaty są realizowane w ramach projektu realizowanego we współpracy z Fundacją im. Heinricha Bölla w Warszawie i dzięki wsparciu od Samsung Electronics Polska Sp. z o.o.
II. Rekrutacja
- Aby wziąć udział w rekrutacji na Warsztaty, należy wypełnić ankietę rekrutacyjną online i złożyć ją w terminie wskazanym w ogłoszeniu o naborze kandydatów zamieszczonym na stronach panoptykon.org oraz cyfrowa-wyprawka.org. Po złożeniu ankiety na podane w niej adresy e-mail kandydujących osób zostaną wysłane automytyczne potwierdzenia, że formularz trafił do systemu CRM Organizatora. Informacja ta jest jedynie potwierdzeniem otrzymania zgłoszenia i nie oznacza jeszcze zakwalifikowania do uczestnictwa w Warsztatach.
- Zgłoszenie obejmuje udział w całym cyklu warsztatów zgodnie z pkt. 3 Regulaminu.
- Spośród nadesłanych zgłoszeń wybierzemy osoby, które zaprosimy do uczestnictwa w Warsztatach. Istotna jest także kolejność zgłoszeń - w przypadku dużej liczby zgłoszeń rekrutacja może się zakończyć przed terminem wskazanym w ogłoszeniu o naborze kandydatów. Organizator w takiej sytuacji może również poprosić kandydatów i kandydatki o dodatkowe informacje, które ułatwią mu wybór Uczestników i Uczestniczek Warsztatów.
- O wynikach rekrutacji Organizator poinformuje wszystkie kandydujące osoby – zarówno przyjęte, jak i nieprzyjęte – drogą elektroniczną najpóźniej w terminie pięciu dni od daty zakończenia rekrutacji na Warsztaty. Decyzje Organizatora dotyczące wyboru Uczestniczek i Uczestników są ostateczne. Organizator nie przewiduje podawania motywów podjętych decyzji.
- Kandydaci i kandydatki, którzy nie zostaną przyjęci na Warsztaty, trafią na listę rezerwową.
- Uczestniczki i Uczestnicy mają prawo zrezygnować z udziału w Warsztatach bez żadnych konsekwencji, jeśli poinformują Organizatora do 16 września 2019 r. W miejsce osób, które zrezygnowały z udziału, Organizatorzy zaproszą osoby z listy rezerwowej.
- Warunkiem udziału w Warsztatach jest zaakceptowanie niniejszego Regulaminu. Szczególnie ważna jest akceptacja podjęcia przez Uczestników i Uczestniczki zobowiązań opisanych w sekcji III pkt. 1 i 2 Regulaminu.
- Ze względu na możliwe zadania pomiędzy zjazdami konieczne jest posiadanie stałej grupy uczniów, z którą będzie możliwość przeprowadzenia lekcji lub działania.
III. Zobowiązania Organizatora i oczekiwania wobec Uczestniczek i Uczestników
- Organizator zobowiązuje się do zorganizowania i przeprowadzenia Warsztatów, zapewnienia Uczestniczkom i Uczestnikom wyżywienia oraz noclegów podczas Warsztatów.
- Przystępując do Warsztatów, Uczestniczki i Uczestnicy zobowiązują się do pełnego i zaangażowanego uczestnictwa w nich, zgłaszania oczekiwań, potrzeb i ewentualnych problemów, zadawania pytań.
- Uczestniczki i Uczestnicy zobowiązują się ponadto do przeprowadzenia minimum jednej lekcji z uczniami z tematyki poruszanej na Warsztatach najpóźniej do końca 2019 roku, przesłania Organizatorowi relację z przeprowadzonej lekcji w ciągu 2 tygodni od przeprowadzonych działań, jednak nie później niż do 14 stycznia 2020 r., wypełnienia ankiety ewaluacyjnej po zakończeniu Warsztatów. Przekazane informacje pozwolą Organizatorowi lepiej ocenić skuteczność Warsztatów i posłużą do przygotowaniu raportu końcowego z projektu.
IV. Koszty
- Udział w Warsztatach jest bezpłatny. Organizator pokrywa koszty organizacji Warsztatów, materiałów, wyżywienia i noclegu podczas Warsztatów.
- Uczestniczkom i Uczestnikom spoza Warszawy organizator pokrywa koszty podróży (do 200 zł kosztów podróży/zjazd na osobę). Zwrot kosztów podróży nastąpi na podstawie przedstawionych biletów komunikacji zbiorowej lub ewidencji przebiegu pojazdu. Szczegółowe informacje nt. zasad rozliczenia kosztów podróży zostaną podane w mailu informacyjnym przed pierwszym zjazdem.
V. Przetwarzanie danych i ochrona wizerunku
- W celu przeprowadzenia rekrutacji i organizacji Warsztatów Organizator przetwarza dane osobowe wszystkich osób zgłaszających się w rekrutacji. Przetwarza: imiona, nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, informacje dotyczące życia zawodowego, informacje dotyczące wyżywienia i inne informacje podane w ankiecie rekrutacyjnej. Dane te Organizator przetwarza jako niezbędne do realizacji umowy, jaką jest udział w Warsztatach, i na podstawie swojego uzasadnionego interesu, jakim jest organizacja, logistyka i sprawozdanie projektu. Do tych informacji dostęp ma zespół Fundacji Panoptykon i trenerzy prowadzący warsztaty oraz firma utrzymująca system CRM na podstawie umowy zawierającej postanowienia dotyczące powierzenia przetwarzania danych osobowych. W przypadku osób ubiegających się o zwrot kosztów podróży przetwarzane są ponadto informacje o trasie podróży (z-do), środku komunikacji (w przypadku samochodu: numer rejestracyjny i pojemność silnika). Dane (imiona i nazwiska oraz ewentualne specjalne potrzeby) osób, którym Organizator zapewnia nocleg, przekazywane będą hostelowi lub hotelowi, w którym będą nocować.
- Dostęp do list obejmujących imiona i nazwiska Uczestników i Uczestniczek Warsztatów mogą mieć podmioty współfinansujące warsztaty, tj. Fundacja im. Heinricha Bölla i Samsung Electronics Polska Sp. z o.o., w ramach swojego prawa do kontroli wykorzystania przekazanych środków. Dane Uczestników i Uczestniczek nie są wykorzystywane przez te podmioty w żadnych innych celach.
- Dane osób, które nie zostały przyjęte do programu, Organizator usunie do 30 października 2019 r., z wyjątkiem osób, które wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych także po zakończeniu rekrutacji, w celu informowania ich o podobnych inicjatywach. Dane Uczestniczek i Uczestników Organizator będzie przetwarzał także po zakończeniu projektu na podstawie uzasadnionego interesu administratora w celu udokumentowania prowadzonych działań, tak długo jak Organizator będzie prowadził swoją działalność. Uczestniczkom i Uczestnikom przysługuje prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych po zakończeniu projektu. W takim przypadku Organizator prosi o wysłanie na adres fundacja@panoptykon.org maila o treści „sprzeciwiam się przetwarzaniu danych w celu dokumentowania działań Fundacji Panoptykon”.
- Wszystkim osobom, których dane przetwarza Organizator, przysługuje prawo dostępu do treści danych osobowych, prawo do przenoszenia danych (w zakresie, w jakim dane są przetwarzane jako niezbędne do wykonania umowy) oraz możliwość ich poprawiania. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Do zamknięcia rekrutacji każda osoba, która zgłosiła się na Warsztaty, może żądać usunięcia swoich danych osobowych w każdym momencie, bez podawania powodu. Aby to zrobić, należy wysłać email na adres: fundacja@panoptykon.org („Żądam usunięcia swoich danych osobowych przetwarzanych przez Fundację Panoptykon”). Żądanie usunięcia danych jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w rekrutacji. Po tym terminie prawo żądania usunięcia swoich danych zachowują osoby niezakwalifikowane do udziału w programie.
- Organizator nie utrwala wizerunku Uczestniczek i Uczestników podczas realizacji Warsztatów i nie publikuje ich w Internecie – chyba, że na ich wyraźną prośbę – i tego samego oczekuje od Uczestniczek i Uczestników.
VI. Sytuacje awaryjne
- Jeśli z przyczyn losowych Uczestniczka/Uczestnik nie będzie mogła/mógł wziąć udziału w Warsztatach, powinna/powinien niezwłocznie poinformować o tym Organizatora, aby mógł on zaprosić wówczas do udziału w Warsztatach osobę z listy rezerwowej.
- Organizator zastrzega sobie prawo odwołania lub zmiany terminu Warsztatów w razie wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń losowych. Informacje na ten temat zostaną przekazane Uczestniczkom i Uczestnikom niezwłocznie drogą mailową lub telefoniczną.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. Jeśli to nastąpi, poinformuje o tym Uczestniczki i Uczestników droga e-mailową oraz na stronie internetowej panoptykon.org oraz cyfrowa-wyprawka.org.
